Saya perhatikan bahwa kebanyakan orang (termasuk saya sendiri) membuat tugas dan sistem organisasi yang rumit. Hari ini saya ingin berbicara tentang mengapa dan bagaimana menyederhanakannya.
Sistem tugas yang terlalu rumit membutuhkan banyak pekerjaan tambahan — jika Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk mengatur dan menjalankan sistem Anda, Anda menghabiskan waktu pada sistem yang dapat digunakan untuk melakukan sesuatu yang lebih berarti.
Memiliki sistem produktivitas yang lebih baik tidak membuat kita lebih produktif. Sebenarnya mampu melakukan hal-hal yang sulit tidak tergantung pada sistem — itu tergantung pada kemampuan Anda untuk menghadapi ketidakpastian dan penolakan. Dan itu adalah sesuatu yang dapat Anda latih — tetapi itu tidak akan ditemukan dalam sistem produktivitas.
Memiliki sistem organisasi atau pencatatan yang lebih baik tidak membuat kita lebih terorganisir. Ini adalah kesibukan untuk mengalihkan perhatian kita. Menata ulang kursi geladak di Titanic.
Mengapa kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk mencari tahu sistem kita dan membuatnya begitu rumit? Itu hanya ketakutan. Kami kewalahan dan takut kami tidak bisa menangani semuanya. Kami pikir jika kami mendapatkan sistem yang lebih baik, itu akan menjadi jawaban yang kami butuhkan untuk mulai menghancurkan banyak hal. Kami takut menjatuhkan salah satu dari banyak bola yang kami miliki di udara. Itu hanyalah rasa takut, dan setiap orang memilikinya.
Apa yang akan saya bagikan di sini adalah sistem yang sederhana — ini tidak dimaksudkan untuk menjadi sistem yang sempurna, atau sistem yang harus Anda adopsi untuk mulai menghancurkan sesuatu. Ini dimaksudkan sebagai model sederhana yang dapat menunjukkan betapa sederhananya hal-hal itu.
Tapi mungkin yang lebih penting adalah pandangan mental terhadap tugas yang mendasari sistem sederhana ini. Saya akan membicarakannya juga. Dan kemudian saya akan membahas hambatan atau keberatan yang paling umum terhadap kesederhanaan semacam ini.
Sistem Sederhana
Inilah sistemnya: buat satu daftar tugas Anda. Satu Daftar. Letakkan semua yang harus Anda lakukan di sini. Setiap hari, pilih beberapa hal dari Satu Daftar itu untuk difokuskan.
Itulah sistemnya.
Telusuri email Anda, dan untuk setiap email yang ada di sana, tambahkan tugas ke Daftar Satu. Beri bintang pada email dan arsipkan sehingga keluar dari kotak masuk Anda. Ulangi sampai kotak masuk Anda kosong. Lakukan hal yang sama dengan pesan yang belum Anda tanggapi karena berisi tugas atau keputusan. Aplikasi email dan pesan tidak dimaksudkan untuk menyimpan tugas Anda.
Mungkin Anda memiliki banyak hal di desktop komputer Anda. Telusuri itu dan letakkan di Satu Daftar.
Buka Sepuluh Ribu Tab Peramban Anda dan ambil tugas yang diwakili masing-masing, letakkan di Daftar Satu Anda, dan tandai dan tutup tab.
Oke, sekarang Anda memiliki Satu Daftar. Segalanya harus jauh lebih sederhana (beberapa kemungkinan tambahan ada di bawah di bagian terakhir). Ada kemungkinan besar Anda merasa kewalahan. Itu berarti kita perlu berbicara tentang model mental yang mendasari sistem sederhana Satu Daftar ini.
Model Mental yang Mendasari
Alasan mengapa daftar panjang terlalu banyak adalah karena di bawah daftar tugas terdapat tampilan: 1) menurut kami ini adalah daftar yang harus kami selesaikan; dan 2) kita takut jika kita tidak dapat menyelesaikannya atau setidaknya tetap di atasnya, kita tidak akan mampu dalam beberapa hal. Kami mendasarkan harga diri dan keamanan kami pada apakah kami dapat menyelesaikan daftar ini … tetapi terlalu lama untuk menyelesaikannya! Padahal, daftar tugas tidak akan pernah selesai, bahkan saat Anda mati.
Ini adalah model mental yang tidak membantu yang menghasilkan stres dan kewalahan.
Sebaliknya, saya mengusulkan pandangan yang berbeda: Tugas adalah opsi yang dapat kita gunakan saat kita menciptakan seni hidup kita.
Bayangkan Anda memiliki palet cat yang besar, dan Anda dapat menggunakannya untuk melukis karya seni Anda di atas kanvas. Anda tidak merasa perlu menyelesaikan semua cat di palet, bukan? Ini bukan masalah menyelesaikan semuanya sehingga Anda dapat menghindari perasaan tidak mampu.
Sebaliknya, cat adalah perlengkapan Anda untuk membuat karya seni. Itu adalah hal-hal yang dapat Anda celupkan ke dalam kuas, untuk menciptakan seni hidup Anda.
Anda bisa bersenang-senang dengan seni Anda. Anda dapat sepenuhnya mengekspresikan diri Anda dan kebenaran terdalam dari diri Anda. Ini adalah permainan yang sangat berbeda.
Jawaban untuk Hambatan Umum
Memiliki Satu Daftar saja mungkin terlalu sederhana bagi orang-orang, jadi mari kita lihat beberapa kemungkinan modifikasi berdasarkan pertanyaan yang mungkin Anda miliki …
T: Daftarnya terlalu panjang, bagaimana cara mencari fokus?
J: Miliki daftar Hari Ini yang lebih singkat. Pilih hal-hal dari Satu Daftar dan letakkan di daftar Hari Ini. Lakukan itu di penghujung hari untuk esok hari, sehingga Anda dapat memulai hari Anda dengan rencana yang sudah selesai.
T: Bagaimana cara memilih apa yang menjadi fokus setiap hari?
J: Jika Anda sedang berjuang untuk memutuskan apa yang akan dimasukkan ke dalam daftar Hari Ini… Anda mungkin sedang berjuang dengan ketidakpastian. Hal ini dapat menyebabkan banyak orang terjebak, karena jika Anda tidak tahu … lalu apa? Saya akan mendorong Anda untuk tinggal sebentar dalam kemandekan ini, dalam “Saya tidak tahu,” dalam ketidakpastian. Jawabannya akan datang kepada Anda jika Anda duduk dalam ketidaktahuan selama satu atau dua menit. Ada baiknya membuat ritual harian di mana Anda membuat daftar Hari Ini untuk hari berikutnya… dan dalam ritual itu, biarkan diri Anda duduk sejenak untuk mendapatkan kejelasan tentang apa yang harus ditambahkan ke daftar. Dan saat Anda membuat daftarnya… biarkan itu menjadi seperti menciptakan seni dari hidup Anda!
T: Saya tidak pernah menyelesaikan daftar Hari Ini, apa yang dapat saya lakukan?
A: Jika Anda membuat karya seni dan Anda tidak menyelesaikannya… apa yang Anda lakukan? Anda mungkin terus mengerjakannya besok. Atau tinggalkan dan mulai dari awal! Atau gabungkan sebagian di karya seni Anda berikutnya. Tapi tidak menyelesaikannya tidak masalah. Itu hanya bagian dari proses.
T: Bagaimana dengan rapat, telepon, janji temu?
A: Saya lebih suka meletakkannya di kalender daripada di daftar tugas. Jadi kalender bisa menjadi bagian dari sistem sederhana. Saya memeriksa kalender saya malam sebelumnya untuk melihat apa yang akan saya lakukan, dan lagi di pagi hari.
T: Bagaimana jika saya ingin memiliki semua tugas keuangan saya di satu tempat, semua panggilan telepon saya di tempat lain, semua tugas saya di tempat lain, dll?
J: Tidak apa-apa! Satu Daftar hanyalah sebuah contoh. Jika Anda ingin memiliki Satu Daftar untuk tugas pekerjaan utama Anda, tetapi daftar lain untuk tugas keuangan dan administrasi yang Anda lakukan pada hari-hari tertentu, lakukanlah. Tetap sederhana saja.
T: Bagaimana jika saya mendapati diri saya meninggalkan tugas dan merasa tidak teratur?
A: Jika Anda sedang melukis kanvas besar, dan Anda terus lupa melukis bagian tertentu darinya… apa yang akan Anda lakukan? Mungkin Anda akan menyisihkan waktu untuk mengecat bagian-bagian itu, jika itu penting. Terkadang itu tidak penting, jadi Anda tidak menyisihkan waktu. Jadi Anda dapat memutuskan bagaimana bekerja dengan itu. Masalah yang lebih besar adalah perasaan tidak teratur. Ini hanyalah sebuah perasaan. Ini adalah perasaan kekacauan, perubahan, tidak memiliki segalanya dalam urutan yang sempurna. Bisakah Anda membuat seni dengan perasaan itu?
